Effectief werken
Digitale transformatie/Groninger Digitale Ambities (GDA)
De inmiddels gestarte vervanging van een aantal kern ICT-applicaties van de gemeente Groningen, zoals het financieel systeem, het zaaksysteem, het afvalbeheersysteem en het archiefsysteem, is in volle gang en loopt in 2025 door. Deze vervangingen dragen bij aan een verdere modernisering van ons ICT-landschap en de verbetering van de dienstverlening aan zowel de inwoner als onze eigen medewerkers. Het komende jaar wordt ook gestart met de ‘’stap-voor-stap’’ modernisering van de telefonie van de gemeente.
De Groninger Digitale Ambities zijn de leidraad en met de programma’s MijnGroningen en PodiumD werken we de komende jaren aan het bestendigen en verbeteren van onze dienstverlening. Met de verdere uitbreiding van MijnGroningen krijgt onze digitale, publieke dienstverlening een stevige impuls. PodiumD (het nieuwe zaaksysteem dat we binnen de vereniging Dimpact samen ontwikkelen) ondersteunt dit met eigentijdse veilige oplossingen voor digitaal indienen, monitoren en behandelen van aanvragen van gemeentelijke producten en diensten. De wijze waarop dit gebeurt maakt onze ICT flexibeler, beter en goedkoper beheersbaar en minder afhankelijk.
Outsourcing ICT
De gemeente geeft invulling aan haar herijkte ICT sourcing-strategie waarbij op de langere termijn is gekozen voor multisourcing. Dat houdt in dat de totale ICT-diensten worden opknipt in kleinere percelen en worden ondergebracht bij gespecialiseerde bedrijven voor specifieke onderdelen dan wel dat je de percelen zelf gaat uitvoeren. Het programma Aanbesteding ICT diensten richt zich de komende jaren op het aanbesteden van de verschillende percelen en het borgen van de samenhang met percelen die de gemeente weer zelf gaat doen. De aanbesteding van het eerste perceel wordt in 2024 afgerond waarna het implementatietraject kan plaatsvinden. De overige percelen zijn in voorbereiding en de publicatie van de tweede aanbesteding zal in het najaar van dit jaar plaatsvinden.
Voor het perceel ICT Servicedesk heeft de gemeente besloten deze zelf uit te voeren. De ICT Servicedesk is sinds 1 april 2024 weer in eigen beheer.
Informatieveiligheid
Adequate beveiliging van onze gegevens en bijbehorende systemen is één van onze belangrijkste speerpunten. We zijn continu gericht zijn op de vraag: “zijn onze gegevens en systemen voldoende beveiligd?”. Vanuit de gemeentelijke organisatie wordt erop gestuurd dat door onze ICT-leveranciers de juiste technische maatregelen worden getroffen met betrekking tot de informatiebeveiliging van onze systemen. We volgen de relevante wet- en regelgeving en investeren in verbetering waar nodig. Dit toetsen we onder meer via de landelijke ENSIA-methodiek, een onafhankelijke IT-auditor en onze accountant.
Met de aanbestedingen in 2024 voor de dienstverlening door een Security Operations Center en voor een technische oplossing voor Identity & Access Management investeert de gemeente Groningen sterk in de verhoging van de weerbaarheid van haar organisatie en de continuïteit van haar dienstverlening.
Tevens investeren we blijvend in de bewustwording en het kennisniveau van alle medewerkers op dit gebied. Dit door bijvoorbeeld een nieuwe mystery visit en een externe & interne test op de ICT-infrastructuur. Daarnaast heeft een fors aantal van de medewerkers het Digitaal Rijbewijs voltooid en loopt 90% op schema (nieuwe medewerkers hebben 3 maanden de tijd om hun rijbewijs te halen). En we gaan medewerkers berichten over een nieuwe ronde om het rijbewijs te verlengen. We blijven events, zoals Hack050 in oktober 2024, organiseren op het gebied van informatieveiligheid ter vergroting van de interne en externe bewustwording. Met het spel HackShield voor de leerlingen van basisscholen draagt de gemeente haar maatschappelijk steentje bij aan de digitale weerbaarheid van onze gemeente en regio.
Datagebruik/data-ethiek
De gemeente beschikt over ontzettend veel data. Het is belangrijk dat deze goed worden beheerd en beschermd. Tegelijkertijd willen we ook de waarde van data goed kunnen benutten. De afgelopen jaren zijn een aantal belangrijke bouwblokken neergezet. Denk aan het algoritmeregister, waarin wordt omschreven welke algoritmen worden gebruikt door de gemeente, hoe en waarom. De gemeente ontving een landelijke prijs voor het best beschreven algoritme. We hebben ook het sensorenregister in de lucht gebracht. De ethische commissie adviseert over vraagstukken rondom data en technologie, en hoe hier op verstandige wijze mee om te gaan. In 2024 ligt de focus meer op naar binnen, waarvoor een datastrategie en een gegevensmanagementstrategie worden ontwikkeld. Het gaat daarbij enerzijds om het inzetten van data en er waarde uithalen, anderzijds het goed beheren en managen van data. Goede data ontstaat namelijk niet vanzelf. Het jaar 2025 zal in het teken staan van het uitvoeren van die strategieën en het verder werken aan de datavolwassenheid van de organisatie.
Een belangrijk aandachtspunt is dat de ontwikkelingen rondom data en technologie snel gaan en ook steeds politieker worden. Daarom investeren we blijvend in data-ethiek en het opleiden van medewerkers. Het kunnen signaleren, bespreken en zorgvuldig afwegen van data-gerelateerde vraagstukken wordt een steeds belangrijker vaardigheid, waar we onder andere met training op inzetten.
Innovatie in de administratievoering
Een goede administratie is randvoorwaardelijk voor een soepel lopende bedrijfsvoering. De afgelopen jaren hebben we diverse projecten afgerond om onze administratie continu dienstbaarder te maken aan het primaire proces. Voorbeelden zijn: het vereenvoudigen van diverse inkoopprocedures, het automatiseren van handmatige handelingen en het gebruikersvriendelijker maken van het personeelsinformatiesysteem. Hoewel we de eerste resultaten hiervan zien vraagt het voeren van een moderne bedrijfsadministratie permanente ontwikkeling in processen, ICT en mensen. Dit zullen we in 2025 continueren met een accent op:
- Na afronding van de aanbesteding, het implementeren van een nieuw financieel systeem
- Het uitbreiden en professionaliseren van de virtuele assistenten en andere slimme software in onze administratieve werkprocessen
- Het onderzoeken van mogelijkheden om generatieve AI toe te passen